AI研修を受けた社員が2週間後に使わなくなる理由と、現場に定着させる「業務フロー設計」の考え方

最近、多くの企業でChatGPTやClaudeといった生成AIの活用研修が行われています。「効果的なプロンプトの書き方」「メールの自動作成」「議事録の要約」といった内容を1日で学ぶようなプログラムです。

こうした研修自体が無意味だとは思いません。AIを触ったことがない社員に「どんなことができるのか」を知ってもらう第一歩としては必要なプロセスです。

しかし、研修が終わったあと、現場でAIが継続的に使われているかというと、現実はそう甘くありません。

受講した当日は「すごい」「便利そう」「明日から使ってみます」と好意的な反応が得られるものの、1週間、2週間と経つうちに、ほぼ全員が元の仕事のやり方に戻ってしまう。私自身、中小企業のAI活用を支援する立場で、この「研修後の風化」をどう防ぐかという課題に直面しています。

なぜ、便利だと分かっているのに使われないのか？

先日、ある製造業の社長とお話しする機会があり、非常に示唆に富んだ事例を伺いました。

その会社では以前、現場の作業効率を上げるために、紙の図面をデジタル化してタブレットで検索・共有できる便利なシステムを導入したそうです。社長としては「現場の仕事が圧倒的に楽になるはずだ」と期待して導入されたのですが、結果として思ったほど使われませんでした。

便利なのに使われない。この理由は非常に単純です。「今までの方法でも、一応仕事が終わるから」です。

紙の図面を探しても仕事は終わるし、知っている先輩に電話で聞いても終わる。新しいツールの操作手順を覚えること自体が、忙しい現場にとっては「面倒な作業」になってしまうのです。そのため、「便利なツールを入れたので自由に使ってください」というスタンスでは、どれだけ素晴らしいシステムでも定着しません。

そこでその社長は、方針を大きく変えました。全員が毎日必ず記入する「検査成績書」を完全にデジタル化し、社員全員に1人1台のタブレットを配布したのです。

「使えば便利な道具」ではなく、「それを使わないと本日の仕事が完了しない正式な手順」に変えたことで、初めて現場にタブレット利用が定着していきました。

ここには、AIを現場に普及させる上での大きなヒントがあります。

プロンプトを覚えても「かえって作業が増える」罠

社員がAIを使わないのは、プロンプト（指示文）の知識が足りないからとは限りません。「AIを使わなくても、これまでの方法で仕事が終わる」からです。

たとえば、一般的なAI研修でよく教えられる「議事録の作成」で考えてみます。

「会議の録音データをAIに入れれば、自動で要約を作成できます」と教わったとします。しかし、実際にやろうとすると以下のような手順が発生します。

1. 会議の録音データをパソコンに保存する
2. 文字起こしツールにかけてテキスト化する
3. テキストをチャットAIに貼り付ける
4. 適切なプロンプトを入力して要約させる
5. 出力結果を確認・修正し、指定のWordフォーマットに貼り付ける

AIの操作に慣れていない社員からすれば、「自分でメモを取りながらWordで議事録を書いた方が早い」「かえって作業が増えている」と感じてしまうのが本音でしょう。

もし本当にAIを定着させたいのであれば、単に「AIの使い方」を教えるのではなく、「AIを使う方が自然な業務フロー」を作る必要があります。

例えば、会議が終わった瞬間に自動で文字起こしが走り、自社の決まったフォーマットで要約が生成され、所定の共有フォルダに保存される。人間は最後に内容を確認して承認ボタンを押すだけ。ここまでフローが組み込まれていて初めて、現場の人は無理なくAIを使うようになります。

必要なのは「自社の業務を1つAIで変える」研修

こうした現実を踏まえると、「プロンプトの書き方」を1日教えるような研修だけでは弱いと痛感します。

AIの概要やプロンプトのコツを教えて終わる研修では、現場の業務定着まで責任を持つことができません。本当に必要なのは、AIの操作説明ではなく、「その会社の実際の業務を1つ選び、AIを組み込んだ新しいやり方に置き換えること」です。

具体的には、以下のようなプロセスを伴う研修が必要だと考えています。

• 現在の特定の業務（日報作成、報告書作成、見積チェックなど）の流れを確認する
• そのフローの中にAIを組み込んだ新しい手順を作る
• 実際の業務で社員にテスト運用してもらう
• 使ってみて出たやりづらい部分を修正し、運用のルール（マニュアル）まで整える

もちろん、このアプローチは研修を提供する側にとっても手間がかかります。会社ごとに業務プロセスも違えば、使用しているツールも異なるため、オーダーメイドの対応が求められるからです。

しかし、単なる知識伝達で終わらせず、本当に現場の生産性を上げる成果を出すためには、ここまで踏み込まざるを得ません。

意識を変える前に、仕事の流れを変える

AIの利用率を上げるために、「何度も同じ講習を受けさせる」「利用頻度を集計して使っていない社員に呼びかける」といったアプローチをとる会社もありますが、精神論だけで定着させるのは困難です。

社員の意識を変えようとする前に、まず仕事の流れ（業務フロー）を変えること。

これは「AIを使わないと罰する」ような強制ではなく、これまでのやり方よりも明らかに楽で、自然と新しい手順を選びたくなる状態を設計するということです。社員がAIを使わないのは、やる気がないからでも能力が低いからでもなく、「今の業務フローの中にAIを使う場所が設計されていないから」にすぎません。

これからAI活用を進める企業におかれては、「何人が受講したか」「何種類のプロンプトを学んだか」ではなく、「具体的にどの業務が1つAIに置き換わったか」を成果の基準にしていただくことをお勧めします。

私自身も、単に操作や技術を教える講師にとどまらず、中小企業の現場の仕事の中にAIを自然に組み込むところまで伴走できるよう、サービス内容を磨いていきたいと考えています。

CloudLabは京都・亀岡を拠点に、中小企業のIT活用・AI導入・ホームページ制作を支援しています。お気軽にご相談ください。